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CIRCOLO DEL MINISTERO DEGLI AFFARI ESTERI
E DELLA COOPERAZIONE INTERNAZIONALE

Statuto

APPROVATO DALL’ASSEMBLEA STRAORDINARIA
DEI SOCI DEL 29 FEBBRAIO 2016

Pubblicato sul Sito il 18 marzo 2016
Entrato in vigore il 19 marzo 2016

I – FINALITÀ

Art. 1

  1. È costituita tra i dipendenti del Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione internazionale – qui appresso indicato come” il Ministero”- un’associazione senza scopo di lucro denominata “Circolo del Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale” o anche “Circolo degli Esteri” (qui appresso indicato come Circolo) con sede nell’immobile demaniale sito in Roma, Lungotevere dell’Acqua Acetosa 42, sullo spazio anch’esso demaniale, dati entrambi in concessione al Circolo stesso.

Art. 2

  1. Le finalità del Circolo sono di concorrere alle attività istituzionali e di rappresentanza del Ministero nonché facilitare i contatti tra i Soci, anche mediante la pratica dilettantistica di discipline sportive e di attività ricreative.
  2. I rapporti tra il Ministero e il Circolo sono regolati da apposita Convenzione.

II – SOCI

Art. 3

  1. Sono di diritto Soci effettivi del Circolo i dipendenti del Ministero in servizio o a riposo che ne abbiano fatta domanda.

Art. 4

  1. Sono Soci Onorari coloro che ricoprono o hanno ricoperto le cariche di Ministro, Vice Ministro e Sottosegretario di Stato del Ministero.
  2. Possono essere Soci Onorari le Alte cariche dello Stato e delle Istituzioni dell’Unione Europea, fatta salva la possibilità per il Consiglio Direttivo di estendere tale qualifica anche dopo la scadenza del mandato.
  3. Possono essere Soci Benemeriti, su loro richiesta, coloro che sono stati Soci Onorari e coloro che, per decisione del Consiglio Direttivo adottata a scrutinio segreto col voto favorevole di almeno due terzi dei componenti, siano nominati tali per segnalati titoli di benemerenza verso il Circolo o il Ministero. I Soci Benemeriti, ai fini delle quote d’iscrizione, sono equiparati ai Soci Effettivi.

III – AGGREGATI

Art. 5

  1. Allo scopo di favorire i contatti dei Soci, specialmente con i diplomatici stranieri e con ambienti professionali particolarmente qualificati, il Circolo ammette, su domanda degli interessati, un numero limitato di esterni al Ministero come Aggregati.
  2. Gli Aggregati partecipano alle attività sociali e alle Assemblee del Circolo senza diritto di voto.
  3. Tre rappresentanti degli Aggregati, da loro stessi designati annualmente con procedure appositamente regolamentate, sono invitati a partecipare al Consiglio Direttivo con funzioni consultive per la trattazione delle questioni attinenti al funzionamento e utilizzo delle strutture del Circolo.

Art. 6

  1. Il Consiglio Direttivo delibera caso per caso sulle domande di aggregazione al Circolo. Nelle sue valutazioni esso favorisce l’equilibrio di genere e l’aggregazione dei nuclei familiari.
  2. Il Consiglio Direttivo dà la precedenza nell’accettazione delle domande a:
    a) Membri del Corpo Diplomatico e Consolare, delle Rappresentanze dell’Unione Europea e delle Organizzazioni Internazionali con sede in
    Italia ai quali sia riconosciuto lo status diplomatico;
    b) Personale di altre amministrazioni, agenzie, enti pubblici e privati, associazioni o società stabilmente operanti nel Ministero;
    c) Parlamentari italiani;
    d) Esponenti degli organi esecutivi e giudiziari dello Stato;
    e) Esponenti del mondo della cultura e dell’economia;
    f) Corrispondenti della stampa estera accreditati presso il Ministero;
    g) Giornalisti italiani iscritti all’Albo;
    h) Stretti congiunti dei Soci;
    i) Soci di altri circoli con i quali il Circolo degli Esteri abbia concluso accordi di collaborazione. Nel deliberare in merito alle loro domande di
    aggregazione, il Consiglio tiene conto delle condizioni di reciprocità.
  3. La perdita della qualifica ricoperta non comporta decadenza dall’iscrizione come Aggregato e non è ostativa al rinnovo.

Art. 7

  1. La domanda di ammissione in qualità di Aggregato deve essere controfirmata da due Soci Effettivi e motivata da uno dei due con lettera di presentazione.
  2. Il Consiglio Direttivo, tenendo conto della capacità ricettiva degli impianti del Circolo, fissa annualmente un contingente numerico per l’accoglimento delle domande di aggregazione.
  3. Le delibere in merito alle domande di aggregazione sono prese a scrutinio segreto e a maggioranza di due terzi dei Consiglieri presenti. Il Consiglio Direttivo non è tenuto a motivarne il respingimento.
  4. Alla fine di ogni esercizio finanziario (e in relazione a quanto disposto dal secondo comma del presente articolo) il Consiglio Direttivo stabilisce discrezionalmente a quali degli Aggregati dell’anno precedente, che desiderino conservare l’iscrizione, possa venire rinnovata l’aggregazione per l’anno successivo. L’anzianità quale Aggregato non costituisce titolo per il rinnovo dell’aggregazione.

IV – FAMILIARI

Art. 8

  1. Hanno diritto di frequentare il Circolo, alle condizioni stabilite dall’art. 11 e se in regola con il versamento delle quote, il coniuge o convivente e i loro figli o nipoti diretti minorenni (o, se a carico, fino al ventiseiesimo anno di età) dei Soci (anche in caso di decesso di questi ultimi) e degli Aggregati per la durata dell’aggregazione.

V – INVITATI E OSPITI

Art. 9

  1. È facoltà del Consiglio Direttivo fissare ogni anno modalità e criteri per l’ammissione, come invitati temporanei per un periodo non superiore a sessanta giorni nel corso dell’anno, dei familiari e conviventi dei Soci in servizio all’estero di cui all’Art. 11 comma 3.
  2. Il Consiglio Direttivo può altresì decidere l’eventuale rilascio di Tessere di cortesia a tempo determinato e fissare modalità e criteri per brevi inviti di cortesia in presenza di particolari situazioni che si rivelassero di utilità alle finalità del Circolo.

Art. 10

  1. Il Consiglio Direttivo disciplina, nell’ambito delle norme del presente Statuto, la facoltà riconosciuta ai Soci e agli Aggregati di invitare ospiti nella sede sociale. In ogni caso essi potranno frequentare la sede sociale soltanto se accompagnati dal Socio o dall’Aggregato invitante.

VI – QUOTE SOCIALI

Art. 11

  1. Il pagamento delle quote sociali è obbligatorio.
  2. Il Consiglio Direttivo fissa le quote annuali di associazione per i Soci e gli Aggregati entro il 31 dicembre e ne determina le modalità di pagamento, tenendo conto della partecipazione alle attività sportive del Circolo. Possono essere previste particolari condizioni per favorire il più sollecito versamento delle quote.
  3. Quote ridotte possono essere decise dal Consiglio Direttivo per:
    a) il coniuge o convivente e gli altri familiari a carico di cui all’art. 8;
    b) il coniuge, il convivente e gli altri familiari di cui all’art. 8 non a carico;
    I medesimi criteri si estendono anche a favore dei superstiti dei Soci effettivi.
  4. Quote speciali di aggregazione possono essere decise anche a favore dei superstiti degli Aggregati.
  5. Il Consiglio Direttivo decide annualmente le quote sociali per gli Aggregati di cui
    all’art. 6 comma 2, lettere a) e b).
  6. Il Consiglio Direttivo a maggioranza di due terzi dei presenti può decidere particolari forme di incentivazione volte a favorire l‘aggregazione al Circolo delle Rappresentanze Diplomatiche e consolari e dell’Unione Europea, per le Organizzazioni Internazionali presenti in Italia nonché per istituzioni e/o gruppi di persone la cui partecipazione alla vita del Circolo sia per esso di particolare interesse.
  7. I Soci, gli Aggregati e i loro familiari sospesi, espulsi o dimissionari non hanno diritto al rimborso, nemmeno parziale, della quota sociale annuale.

Art. 12

  1. Il mancato versamento della quota entro il termine stabilito dal Consiglio Direttivo preclude l’accesso al Circolo fino alla data della sua regolarizzazione.

VII – REGOLE DI COMPORTAMENTO

Art. 13

  1. L’accesso al Circolo è riservato ai Soci, agli Aggregati, ai loro familiari e conviventi nonché agli invitati e ospiti che sono tenuti in qualsiasi momento a dimostrare il proprio titolo a frequentare il Circolo al personale addetto al controllo.
  2. I Soci e gli Aggregati sono responsabili patrimonialmente per qualsiasi danno arrecato ai locali, mobili, attrezzature, ecc. da loro stessi, dai loro familiari, invitati o dipendenti privati.

Art. 14

  1. I Soci, gli Aggregati e i loro familiari sono tenuti alla stretta osservanza dello Statuto nonché dei regolamenti particolari emanati in base all’art. 22.
  2. Gli stessi sono comunque tenuti a un comportamento ispirato a norme di correttezza, buona educazione e civile convivenza.

Art. 15

  1. L’inosservanza degli obblighi di cui al precedente articolo può dar luogo al richiamo scritto, alla sospensione temporanea dalla frequentazione del Circolo e, nel caso di violazioni di particolare gravità e/o reiterate, all’espulsione definitiva.
  2. Le relative deliberazioni, che sono di competenza del Consiglio Direttivo, vengono prese a scrutinio segreto e, in caso di espulsione, con la maggioranza di due terzi dei componenti.
  3. Contro i detti provvedimenti è consentito il ricorso al Collegio dei Probiviri, la cui decisione è definitiva.
  4. Al Socio nei confronti del quale sia stata deliberata e confermata la sospensione è preclusa la possibilità di assumere o conservare cariche sociali.

VIII – ORGANI SOCIALI

Art. 16

  1. Sono Organi Sociali:
    a) l’Assemblea;
    b) il Consiglio Direttivo;
    c) il Presidente;
    d) il Collegio Sindacale;
    e) il Collegio dei Probiviri.
  2. Le deliberazioni dell’Assemblea e degli altri Organi Sociali debbono essere comunicate ai Soci e agli Aggregati nel più breve tempo possibile.
  3. Le cariche sociali non sono retribuite.
  4. Soltanto i Soci Effettivi possono candidarsi per gli Organi Sociali.
  5. Non sono ammesse candidature per più di un Organo Sociale.

IX – ASSEMBLEA

Art. 17

  1. L’Assemblea è costituita dalla totalità dei Soci Effettivi e le sue deliberazioni sono obbligatorie anche per gli assenti e i dissenzienti.
  2. Hanno diritto di voto in Assemblea i Soci in regola con le quote sociali.

Art. 18

  1. L’Assemblea può essere convocata in sessione ordinaria o straordinaria su un Ordine del Giorno approvato dal Consiglio Direttivo.
  2. L’Assemblea Ordinaria è convocata dal Presidente una volta l’anno entro il 1° marzo.
  3. L’Assemblea Ordinaria delibera sul Bilancio Consuntivo dell’anno precedente, si esprime sulla relazione del Presidente, sul bilancio preventivo e sui programmi di attività sociale previsti per l’anno in corso. Inoltre essa si esprime o pronuncia su ogni altro argomento interessante il funzionamento del Circolo secondo quanto indicato nell’Ordine del Giorno.
  4. Eventuali argomenti proposti dai Soci e rientranti nelle competenze dell’Assemblea Ordinaria, che pervengano con richiesta scritta e motivata anche per via telematica entro il 10 gennaio, sono valutati dal Consiglio Direttivo per un loro inserimento nell’ordine del giorno dell’Assemblea Ordinaria.
  5. L’Assemblea Ordinaria che si tiene l’anno che precede quello in cui deve rinnovare le cariche sociali elegge una Commissione Elettorale composta da cinque membri e cinque supplenti. Il Presidente è eletto dalla Commissione fra i suoi membri. La Commissione resta in carica fino all’elezione di quella successiva. La prima elezione della Commissione Elettorale sarà effettuata nel corso della prima assemblea dei Soci che si terrà dopo l’entrata in vigore del presente Statuto.
  6. Nessuno può essere membro della Commissione Elettorale e membro o candidato al Consiglio Direttivo, al Collegio Sindacale, al Collegio dei probiviri.
  7. Entro il 31 dicembre dell’anno che precede la scadenza delle cariche il Consiglio Direttivo stabilisce la data dell’Assemblea Ordinaria e fissa la data di inizio delle operazioni elettorali.
  8. La Commissione Elettorale adotta tutte le misure necessarie per assicurare il corretto svolgimento delle operazioni elettorali, procede allo spoglio delle schede e al conteggio dei voti, pubblica i risultati, sulla base dei quali il Presidente dell’Assemblea proclama l’elezione dei componenti dei nuovi organi sociali.
  9. L’Assemblea Straordinaria è convocata per le modifiche allo Statuto e ogni qualvolta il Consiglio Direttivo lo ritenga necessario o su richiesta scritta e motivata di almeno un decimo dei Soci Effettivi. In tale ultimo caso la convocazione deve aver luogo entro un mese dalla richiesta stessa.
  10. Salvo esigenze di convocazione da parte del Consiglio Direttivo in relazione a quanto previsto dal comma 12 e se non ricorre la necessità in relazione a normative sopravvenute, l’Assemblea Straordinaria non può essere convocata per più di una volta tra due successive Assemblee Ordinarie per il rinnovo delle cariche sociali.
  11. Ove possibile, l’Assemblea Straordinaria verrà fissata in concomitanza con l’Assemblea Ordinaria, salvo motivi di opportunità e/o urgenza, prospettati dai richiedenti. In tal caso, l’Assemblea Straordinaria deve tenersi in principio entro tre mesi dalla data della richiesta, salvo diversa motivata decisione del Consiglio Direttivo, tempestivamente comunicata ai Soci.
  12. È devoluta all’esclusiva competenza dell’Assemblea ogni decisione che comporti una spesa di straordinaria amministrazione di ammontare globalmente superiore a un quarto delle entrate percepite nel corso dell’ultimo esercizio finanziario o che, comunque, comporti un indebitamento per il Circolo che si estenda oltre l’esercizio sociale in corso.

Art. 19

  1. Il diritto di intervento alle Assemblee può esercitarsi di persona o a mezzo comunicazione telematica indirizzata al Presidente dell’Assemblea.
  2. Il diritto di voto alle Assemblee si esercita di persona o in via telematica o mediante delega nominativa scritta che potrà essere conferita a qualsiasi altro Socio effettivo.
  3. Ogni Socio può essere portatore di un massimo di cinque deleghe, di cui una di Socio in servizio a Roma o a riposo e quattro di Soci in servizio all’estero.
  4. Il Consiglio Direttivo, a maggioranza di due terzi dei componenti, emana il Regolamento che disciplina le elezioni alle cariche sociali e lo svolgimento delle votazioni nelle Assemblee.
  5. Il voto per l’elezione delle cariche sociali è segreto. Il Regolamento elettorale ne assicura la segretezza.

Art. 20

  1. Le deliberazioni delle Assemblee sono valide se approvate dalla maggioranza dei votanti. Le delibere dell’Assemblea Straordinaria che modificano lo Statuto s’intendono approvate se ottengono la maggioranza dei voti purché abbia partecipato al voto la maggioranza dei Soci.
  2. Se non è diversamente disposto, le modifiche approvate entrano in vigore il giorno successivo a quello della loro pubblicazione. Salvo che non derivino da esigenze di adattamento a normative sopravvenute, le modifiche allo Statuto comunque afferenti agli Organi Sociali non si applicano agli Organi Sociali in carica al momento della loro approvazione.
  3. L’avviso di convocazione dell’Assemblea firmato dal Presidente deve essere inviato ai Soci e agli Aggregati con congruo anticipo e contenere l’indicazione del luogo di riunione, la data e l’ora, nonché l’Ordine del Giorno precisando quali questioni saranno sottoposte al voto dei Soci. Viene altresì portata alla loro attenzione sul portale del Circolo la documentazione che sarà sottoposta all’Assemblea.

X – CONSIGLIO DIRETTIVO

Art. 21

  1. Il Consiglio Direttivo è composto da tredici Consiglieri effettivi eletti dall’Assemblea Ordinaria, di cui almeno tre eletti fra i Soci candidati appartenenti alle aree funzionali del Ministero.
  2. Nella prima seduta il Consiglio elegge fra i suoi membri il Presidente e il Vice Presidente e assegna incarichi specifici ai singoli Consiglieri.
  3. In relazione a particolari esigenze può altresì nominare un Comitato Esecutivo, di cui farà parte uno dei Consiglieri più giovani, e formare Gruppi di Lavoro su determinate materie.

Art. 22

  1. Il Consiglio Direttivo, oltre a quanto espressamente previsto dal presente Statuto, promuove e regola l’attività del Circolo; provvede all’amministrazione ordinaria e straordinaria (eccetto per quanto è riservato all’Assemblea); elabora i bilanci; esamina comunicazioni, proposte e reclami dei Soci e degli Aggregati che non rientrino nella competenza degli altri Organi Sociali, decidendo al riguardo; assume il personale, delimitandone funzioni e responsabilità; decide su ogni altra questione concernente il funzionamento del Circolo; risponde all’Assemblea del regolare funzionamento del Circolo nonché del retto impiego dei fondi e della custodia del patrimonio mobiliare e immobiliare del Circolo; nomina un Direttore per il disbrigo degli affari correnti; emana e modifica, nel quadro delle disposizioni del presente Statuto, i regolamenti speciali necessari per l’organizzazione e il funzionamento del Circolo e degli organi sociali, costituendo, se del caso, Gruppi di Lavoro per lo svolgimento delle diverse attività sociali e sportive appositamente regolamentate.
  2. Il Consiglio può sostenere Associazioni che operano nel suo ambito, concorrendo al perseguimento dei fini statutari.
  3. Per essere esecutive le delibere del Consiglio devono risultare dal verbale delle decisioni approvato dalla seduta nel corso della quale sono adottate, ferma restando la facoltà dei singoli Consiglieri e Sindaci di farvi sinteticamente stato delle proprie osservazioni.

Art. 23

  1. Il Consiglio dura in carica tre anni.
  2. Il Presidente e i Consiglieri non possono candidarsi per più di due mandati consecutivi. Il mandato attualmente in corso, della durata di quattro anni, viene conteggiato come primo mandato.
  3. Se nel corso del mandato vengono a mancare uno o più Consiglieri, essi non verranno sostituiti e il Consiglio Direttivo continuerà la propria attività fino a quando resteranno nel pieno delle loro funzioni almeno sette membri. Qualora il numero dei Consiglieri dovesse raggiungere tale soglia, verranno indette entro tre mesi elezioni suppletive per reintegrare fino alla fine del mandato del Consiglio Direttivo i posti rimasti vacanti.
  4. Nelle elezioni suppletive due terzi dei posti da coprire sono riservati ai candidati di età inferiore a quarantacinque anni, fatta salva la riserva dei posti di cui all’art. 21.
  5. Il Consiglio resta in carica fino al 28 (o 29) febbraio. Le elezioni hanno luogo entro la stessa data. Il nuovo Consiglio entra in carica il 1° marzo successivo.

Art. 24

  1. Il Consiglio Direttivo viene convocato dal Presidente almeno una volta al mese oppure su richiesta di tre Consiglieri.
  2. Il Consiglio è validamente costituito se partecipa la maggioranza dei componenti. Può essere regolamentata la partecipazione a richiesta dell’interessato attraverso audio conferenza.
  3. Salvo i casi speciali previsti dallo Statuto o dai Regolamenti, le determinazioni sono prese a maggioranza di voti senza tener conto delle astensioni: a parità di voti prevale quello del Presidente. Gli impegni di spesa, quando non concernono la manutenzione ordinaria, devono essere approvati con la maggioranza di due terzi dei componenti.
  4. Nei casi in cui lo Statuto richieda per la validità delle deliberazioni la maggioranza dei due terzi dei componenti, i Consiglieri impossibilitati a
    partecipare possono comunicare il loro voto a mezzo comunicazione scritta al Presidente.

XI – PRESIDENTE

Art. 25

  1. Il Presidente presiede il Consiglio Direttivo; ha la rappresentanza legale del Circolo e la firma sociale; dispone per l’esecuzione delle deliberazioni del Consiglio Direttivo e riferisce ad esso sui provvedimenti presi, ha la responsabilità di tutta l’attività esecutiva. Col consenso del Consiglio può delegare alcune delle sue funzioni.
  2. Egli, inoltre, in caso d’urgenza, può prendere le decisioni di competenza del Consiglio, fatta eccezione per le deliberazioni per cui è richiesta la maggioranza qualificata, sottoponendole alla ratifica del Consiglio medesimo nella prima riunione successiva.
  3. Il Presidente è assistito da un Vice Presidente che lo sostituisce in caso di assenza o di impedimento anche per quanto riguarda la rappresentanza legale e la firma sociale; dal Comitato Esecutivo ove costituito, dai Consiglieri delegati preposti a singoli settori di attività; nonché dal Direttore che cura l’esecuzione delle delibere del Consiglio.

XII- COLLEGIO SINDACALE

Art. 26

  1. Il Collegio Sindacale è composto da tre Sindaci effettivi e da due supplenti eletti dall’Assemblea. A partire dalla conclusione dell’attuale mandato quadriennale essi durano in carica tre anni e possono candidarsi anche per più di due mandati consecutivi.

Art. 27

  1. Il Collegio Sindacale esercita il controllo contabile e vigila sull’osservanza della legge e dello Statuto, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione e in particolare sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato e sul suo concreto funzionamento.
  2. Ogni Socio o Aggregato può denunciare i fatti che ritiene censurabili esclusivamente al Collegio Sindacale, il quale deve indagare senza ritardo sui fatti denunziati e presentare le sue conclusioni ed eventuali proposte all’Assemblea ordinaria, informandone il Consiglio Direttivo per gli aspetti di sua competenza.
  3. Il Collegio Sindacale, per quanto non direttamente previsto, svolge le proprie funzioni sulla base degli Articoli 2403 – 2408 del Codice Civile, fin dove applicabili.
  4. Le riunioni del Collegio Sindacale possono svolgersi anche per via telematica.

XIII – COLLEGIO DEI PROBIVIRI

Art. 28

  1. Il Collegio dei Probiviri è composto da tre Probiviri e da due supplenti eletti dall’Assemblea. A partire dalla conclusione dell’attuale mandato quadriennale, essi durano in carica tre anni e possono candidarsi anche per più di due mandati consecutivi. Il Collegio si convoca di iniziativa propria o su invito del Consiglio Direttivo.

Art. 29

  1. Al Collegio dei Probiviri sono demandati i ricorsi previsti dall’art. 15 del presente Statuto e le controversie che potessero sorgere tra Soci e/o Aggregati.ù
  2. Tutte le deliberazioni sono prese a maggioranza. Il Collegio comunica per iscritto agli interessati le proprie deliberazioni.

XIV – DEL BILANCIO E DEL PATRIMONIO

Art. 30

  1. L’esercizio finanziario ha inizio il 1° gennaio e termina il 31 dicembre successivo.
  2. Il bilancio consuntivo, predisposto dal Consiglio Direttivo ed esaminato dal Collegio Sindacale, deve essere approvato dall’Assemblea Ordinaria entro il 1° marzo.
  3. È fatto obbligo al Circolo di impiegare gli utili o gli avanzi di gestione per la realizzazione delle attività istituzionali e di quelle ad esse connesse.
  4. È fatto divieto di distribuire, anche in modo indiretto, utili o avanzi di gestione, nonché fondi, riserve o capitale per tutta la durata della vita del Circolo, in favore di Amministratori, Soci, Aggregati, partecipanti, lavoratori o collaboratori, a meno che la destinazione o la distribuzione non siano imposte per legge, ovvero siano state effettuate a favore di enti che per legge, Statuto o Regolamento, fanno parte della medesima e unitaria struttura e svolgono la stessa attività ovvero altre attività istituzionali direttamente o specificamente previste dalla normativa vigente.
  5. In caso di scioglimento per qualunque causa, il patrimonio sociale sarà devoluto ad altra associazione avente finalità analoghe, su indicazione del Ministero, salvo diversa destinazione imposta dalla legge.

XV – ENTRATA IN VIGORE

Il presente Statuto, nel testo riportato dal Rogito Notarile, è pubblicato sul Sito Internet del Circolo ed entra in vigore il giorno successivo alla sua pubblicazione.

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